Ajustes contables de cierre: tipos, ejemplos y hoja de trabajo

Armaste el balancete y cierra: el total de saldos deudores iguala al de acreedores. Pero que cierre no significa que esos saldos cuenten la verdad al 31/12: en Caja puede haber más plata que la que dice el Mayor, el alquiler de diciembre todavía no se registró porque se paga en enero, y un cobro de octubre incluye meses del ejercicio que viene. Los ajustes contables de cierre son los asientos que corrigen esas diferencias para que el balancete refleje la realidad al cierre, y son el paso que sigue al balance de comprobación en el ciclo contable. Vamos con los tipos que trabaja el curso y un ejemplo completo.

Para qué sirven los ajustes contables de cierre

El curso define el ajuste como un procedimiento de teneduría de libros que adecua la contabilidad en dos sentidos:

• A la realidad. Al cierre se hace un inventario: se cuenta la plata, se recuentan las mercaderías, se confirman saldos con clientes y proveedores y se concilian las cuentas bancarias. Cada diferencia entre el saldo contable y lo verificado da lugar a un ajuste. Afecta sobre todo a las cuentas integrales (activo, pasivo y patrimonio).
• Al ejercicio económico. Se hace un corte de operaciones para que el Estado de Resultados incluya todas las ganancias y pérdidas devengadas en el ejercicio, y solo esas. Afecta a las cuentas diferenciales (pérdidas y ganancias) y se apoya en el criterio de lo devengado.

En el proceso contable van después del balancete y antes de la hoja de trabajo: registraciones → balancete de saldos → comparación con la realidad y análisis de las cuentas → asientos de ajuste → saldos ajustados → hoja de trabajo → estados financieros.

Se hacen principalmente al cierre, pero no solo ahí: un error detectado durante el año se corrige con un nuevo asiento en la fecha en que se detecta, como exige el Código de Comercio (artículo 66, numeral 3), y una empresa que prepara balancetes mensuales de resultados ajusta por devengamiento todos los meses.

Los tipos de ajustes que trabaja el curso

1. Ajustes por consideración de la realidad

Errores y omisiones de registración. El ajuste surge de comparar el asiento registrado con el que debió registrarse: la diferencia es el ajuste. Si el banco envió una nota de débito por gastos de $ 2.000 y se registró por $ 200, se debitan los gastos y se acredita la cuenta bancaria por $ 1.800. Si el asiento se omitió, se formula a fecha de balance.

Caja y mercaderías. El arqueo se compara con el saldo del Mayor: si hay más plata que la registrada, se debita Caja y se acredita Sobrante de Caja (ganancia); si hay menos, se reconoce una pérdida. Con el recuento de mercaderías es igual: un stock menor que el saldo contable es un faltante; se debita una pérdida (en la solución del práctico, Diferencia Stock) y se acredita Mercaderías.

Créditos con problemas. El cliente que pasó al abogado se reclasifica a Deudores en Gestión (activo); el que obtuvo un concurso con quita, a Deudores Concursales por lo que se espera cobrar, con la quita en Quita por Concurso (pérdida); y el riesgo de incobrabilidad se estima en Provisión para Incobrables, regularizadora de activo (en Contabilidad General 1 se llama Provisión para Deudores Incobrables y en otros textos, previsión; cómo se registra). Un deudor con saldo acreedor por una seña pasa a Adelanto de Clientes (pasivo) y un proveedor con saldo deudor, a Anticipo a Proveedores (activo): a fecha de balance no se compensan saldos deudores y acreedores de una misma cuenta.

Propiedad, planta y equipo. La depreciación también es un ajuste de cierre: en Conceptos Contables figura entre los controles del rubro, y el cálculo de la cuota se desarrolla en Contabilidad General 1.

2. Ajustes por consideración al ejercicio económico

La pregunta ya no es qué hay, sino a qué ejercicio pertenece. El curso los ordena en tres grupos:

El método es el mismo en todos: calculás cuánto debería mostrar la cuenta al cierre, lo comparás con el balancete y ajustás por la diferencia. Si el alquiler es de $ 9.000 por mes y Alquileres Perdidos muestra $ 99.000, hay 11 meses registrados: falta uno.

Cómo pasan los ajustes por la hoja de trabajo

La hoja de trabajo es una planilla extracontable (no es obligatoria) que resume todas las cuentas para llegar al resultado del ejercicio y a los estados financieros. La versión completa, de 12 columnas, tiene: Números (débitos y créditos), Saldos, Ajustes, Saldos ajustados, Estado de Resultados (pérdidas y ganancias) y Estado de Situación (activo, y pasivo y patrimonio).

Los ajustes entran así:

1. Cada asiento de ajuste se registra en el libro Diario y se pasa al Mayor; la hoja no reemplaza a los libros, los resume.
2. Sus débitos y créditos se vuelcan en las columnas de Ajustes, en la fila de la cuenta. Si el ajuste crea una cuenta nueva, se agrega una fila con saldo inicial cero.
3. El saldo ajustado es el saldo del balancete más o menos el ajuste: un débito aumenta un saldo deudor o reduce uno acreedor; un crédito, al revés. Las columnas de Ajustes tienen que sumar igual entre sí, y las de Saldos ajustados también.
4. Cada saldo ajustado va a una sola columna: pérdidas o ganancias si la cuenta es diferencial; activo, o pasivo y patrimonio, si es integral.
5. La diferencia entre ganancias y pérdidas es el Resultado del Ejercicio: se agrega como una fila más, en la columna que sumaba menos, y el mismo importe va a pasivo y patrimonio (positivo si es ganancia, negativo si es pérdida).

Ejemplo resuelto: cinco asientos de ajuste y el balancete ajustado

Una empresa comercial cierra ejercicio el 31/12 y presenta este balancete de saldos (sin IVA y sin depreciar los Muebles y Útiles, para quedarnos con los ajustes que calcula el curso):

Del análisis de las cuentas y de los controles de cierre surge:

1. En diciembre el banco envió una nota de débito por gastos de $ 2.000, que se registró por $ 200 en Gastos Generales.
2. El arqueo de Caja al 31/12 da $ 50.000.
3. El alquiler del local es de $ 9.000 mensuales y se paga a mes vencido: el de diciembre se registra en enero, con el recibo.
4. El 1/12 se pagaron $ 15.000 al contador por los honorarios del trimestre diciembre–febrero, debitando Honorarios.
5. El 1/10 se cobraron $ 36.000 por el alquiler de un depósito propio por seis meses (octubre a marzo), acreditando Alquileres Ganados.

Los asientos de ajuste

El 1 y el 2 son ajustes por la realidad (un error de registración y una diferencia que detectó el arqueo); el 3 es del grupo 1, porque se registró menos pérdida que la devengada; el 4 y el 5, del grupo 2. En el 4, de los tres meses pagados solo diciembre es del ejercicio: los otros dos son un activo. En el 5 ya se devengaron tres de los seis meses cobrados; los otros tres son una deuda, porque la empresa todavía tiene que prestar el servicio.

La hoja de trabajo: de los saldos a los saldos ajustados

Cuatro cuentas nuevas entraron con saldo cero y salieron con saldo. Los totales ajustados ya no son 731.000, y está bien: lo que tiene que cumplirse es que las dos columnas coincidan entre sí.

Qué cambió con los ajustes

Las pérdidas suman 210.000 + 96.000 + 108.000 + 5.000 + 4.000 = 423.000; las ganancias, 420.000 + 18.000 + 1.200 = 439.200. El Resultado del Ejercicio es una ganancia de $ 16.200, que se anota en la columna de pérdidas para igualar los totales y en pasivo y patrimonio. Comprobación: activo 50.000 + 58.200 + 70.000 + 90.000 + 40.000 + 10.000 = 318.200; pasivo 82.000; patrimonio 220.000 + 16.200 = 236.200; y 82.000 + 236.200 = 318.200.

Compará con el balancete sin ajustar: ganancias 456.000 contra pérdidas 422.200 daban $ 33.800. Sin ajustes, la empresa habría informado más del doble de ganancia de la que tuvo.

Un último detalle: el primer día del ejercicio siguiente, justo después del asiento de reapertura, los ajustes de los grupos 2 y 3, como el 4 y el 5, se extornan (se da vuelta el asiento) para que el nuevo ejercicio reconozca lo que ahora sí le pertenece: se debita Honorarios y se acredita Honorarios Pagados por Adelantado por 10.000, y se debita Alquileres Cobrados por Adelantado y se acredita Alquileres Ganados por 18.000. Los del grupo 1, como el 3, no se extornan: cuando en enero llega el recibo, se debita Alquileres a Pagar y se acredita Caja o Banco, sin tocar resultados. Y los ajustes como el 1 y el 2 tampoco: el error ya está corregido y la plata de más ya está en Caja.

Errores frecuentes

• ✗ Ajustar “a ojo”, sin calcular cuánto debería mostrar la cuenta. ✓ Saldo que corresponde al cierre − saldo del balancete = ajuste.
• ✗ Confundir “a pagar” con “pagado por adelantado”. ✓ Consumido y no pagado es pasivo; pagado y no consumido es activo. Con los ingresos, ganado y no cobrado es activo; cobrado y no ganado es pasivo.
• ✗ Anotar el ajuste solo en la hoja de trabajo. ✓ Va al Diario y al Mayor; la hoja es extracontable.
• ✗ Poner una cuenta en dos columnas, o el resultado en la columna equivocada. ✓ Una columna por cuenta; el resultado va en la que sumaba menos.
• ✗ Contar los meses de memoria. ✓ Dibujá la línea de tiempo: cuándo empieza el contrato, cuándo termina y dónde cae el cierre.

Para cerrar

Los ajustes son el puente entre el balancete y los estados financieros: convierten saldos “según los libros” en saldos que reflejan lo que la empresa tiene, debe, ganó y perdió al cierre. Después vienen la hoja de trabajo completa, los asientos de resultados, el cierre de libros y la reapertura, que completan el ciclo contable de Conceptos Contables. Como el hilo no se saltea, cada ajuste te pide reglas de registración, pasaje al Mayor y devengado: si alguno todavía te hace dudar, afirmalo antes de seguir, porque acá se usan todos juntos. Para practicar, tenés gratis el simulacro de hoja de trabajo.

¿Se te mezclan los ajustes por adelantado con los “a pagar”? En Delta Academia los resolvemos con ejercicios tipo parcial, uno por uno, hasta que el método sale solo. Escribinos.